Een hele ervaring, zo’n werkoverleg. Ik werd uitgenodigd door een modeondernemer die het zo’n saaie bedoening vond. ‘Het mag allemaal wel wat actiever’, had ze door de telefoon gezegd. ‘Kom maar eens kijken, dan merk je het wel’.

Er viel niet veel te kijken, maar des te meer te horen. De ondernemer begon met het voorlezen van de agenda, stoomde door naar de mededelingen, pakte in een paar zinnen de actielijst mee en stak in één ruk over naar de verdere agendapunten. Pas bij de rondvraag leek ze adem te halen. Volgens het klokje op mijn iPhone was ze ruim drie kwartier onafgebroken aan het woord geweest. Gelukkig hadden de medewerkers wel een en ander te vragen, al mondde elke vraag weer uit in een woordenstroom van minimaal vijf minuten.

Ik bereidde me al voor op een nabespreking die het maximale van mijn gesprekstechniek zou vergen. Maar dat bleek niet nodig. Op mijn vraag ‘hoe vond je het zelf gaan?’ gaf ze kort en realistisch antwoord.

‘Ik zit maar te praten’,  zei ze nuchter, ‘en niemand anders zegt iets’.

‘…omdat ze er bij jou geen speld tussen kunnen krijgen’ vulde ik aan.

Daar moest ze wel om lachen. Een mooie vicieuze cirkel, daar moest uit te komen zijn.

Drie sessies lang drilde ik iedereen in de basisprincipes van goed werkoverleg, met een kookwekker als belangrijkste attribuut. Maximaal één minuut spreektijd, maximaal 10 minuten per onderwerp, elk agendapunt door een ander voorbereid, roulerend voorzitterschap, en de ondernemer kreeg pas aan het einde van ieder onderwerp het woord. Na elk overleg werd er tien minuten geëvalueerd.

Twee maanden later waren de rollen totaal omgedraaid. Iedereen nam het woord en de tijd, en de ondernemer deed maar sporadisch haar mond open voor aanvullingen. De sfeer was zienderogen verbeterd.

Heel tevreden klanten, dat was duidelijk. Op het laatste overleg kreeg ik een mooie Prosecco en, onder veel gegiechel, een nieuwe kookwekker cadeau.

In de Mode biedt kosteloze coaching en advies over werkoverleg. Interesse? Mail hiervoor  info@gerritsen-adviesgroep.com of bel de In de Mode-hulplijn: 035- 6920761.