De een vindt het een achterhaald instrument, de ander zweert erbij: het functioneringsgesprek. Maar laten we eerlijk zijn: niemand springt een gat in de lucht bij het woord. Geen werknemer staat ’s morgens op met de gedachte: ‘heerlijk, vandaag mijn functioneringsgesprek’. Geen werkgever ziet het als het hoogtepunt van zijn werkweek.

En toch heeft het functioneringsgesprek in de meeste organisaties een belangrijke plaats in het personeelsbeleid. Ook al zijn er in de loop der tijd heel wat nieuwe benamingen voor gekomen.

Lastig maar nodig

Die dubbelzinnigheid: algemeen gebruikt maar niet populair, is niet zo vreemd. Het functioneringsgesprek is meestal het enige moment waarop werknemer en leidinggevende samen en in alle rust praten over het thema: het gaat het eigenlijk? Aan de ene kant is dat broodnodig, en zeggen de deelnemers ná een goed functioneringsgesprek vaak: goed om eens zo te praten, moeten we vaker doen. Aan de andere kant is het juist niet zo makkelijk om een goed functioneringsgesprek te voeren.

Waarover praat je?

In een functioneringsgesprek heb je het over het werk van de werknemer en over alles wat daarop invloed heeft. Het gaat dus over op tijd komen, kwaliteit van het afgeleverde werk, kennis van de werknemer. Maar ook over de werksfeer, de manier waarop de leidinggevende leiding geeft en de samenwerking met collega’s. Als je heel specifieke onderwerpen hebt (bijvoorbeeld ‘mijn opleiding’ of ‘mijn samenwerking met collega Aijse’) is het belangrijk dat je dat van tevoren op de agenda zet, dan kunnen beiden zich daarop voorbereiden.

Het ideale gesprek

Waaraan voldoet een ideaal functioneringsgesprek?

• Tijdig gepland. Eén of twee weken van tevoren ligt er een uitnodiging.
• Agenda. Van te voren weten werknemer én leidinggevende: waar gaan we het over hebben. Beide hebben onderwerpen in kunnen brengen.
• Goed voorbereid. Werknemer en leidinggevende hebben allebei van tevoren nagedacht over wát ze willen bespreken en welke afspraken ze willen maken.
• Niet storen. Het gesprek wordt in een rustige ruimte gehouden, waar je goed kunt overleggen en waar je niet gestoord wordt.
• Eerlijk en open. Je vertelt elkaar de waarheid, op een positieve en constructieve manier. Ook de moeilijke onderwerpen. Dus niet: ‘je komt vaak te laat’, maar ‘hoe kunnen we regelen dat je voortaan op tijd komt?’.  
• Vertrouwelijk. Wat je in een functioneringsgesprek bespreekt is vertrouwelijk en wordt niet aan anderen verteld. Alleen dan is een eerlijk en open gesprek mogelijk.
• * Verslag. Van het gesprek wordt een kort verslag gemaakt met de belangrijkste besproken punten en afspraken. Zowel werknemer als leidinggevende zijn het eens met de inhoud, en zetten hun handtekening voor akkoord.

In de Mode biedt bij dit thema kosteloze coaching en advies aan ondernemers en werknemers. Mail hiervoor info@gerritsen-adviesgroep.com of  bel de In de Mode-hulplijn 035- 6920761.